Protezione dei dati

1.In breve

• Il sito non ha pubblicità, non ha strumenti di misurazione di terzi, non profila nessuno.
• I caratteri tipografici sono ospitati sui nostri server: aprendo il sito il browser non chiama nessun altro.
• I soli cookie sono tecnici: la sessione di chi entra e il tema chiaro/scuro. Per questo non c'è nessuna finestra di consenso da chiudere.
• Ogni azienda abbonata ha un database suo, in Svizzera. Nessuna tabella condivisa.
• Niente esce dal paese: server, backup, posta e accesso stanno tutti in Svizzera, da Infomaniak.
• L'assistenza non ha una porta di servizio: entra solo con un permesso del titolare, che scade in un'ora e lascia una riga nel registro.
• L'export completo dei propri dati è un bottone dentro la piattaforma, non una richiesta da farci.

2.Le due cose separate

In Opero convivono due mondi. C'è quello che riguarda voi, la ditta abbonata: chi siete, come vi contattiamo, cosa avete sottoscritto — e lì il titolare del trattamento siamo noi. E c'è quello che scrivete dentro la piattaforma: i vostri clienti, i loro indirizzi, le loro fatture. Quelli restano vostri: voi ne siete il titolare, noi solo il responsabile del trattamento, e li tocchiamo unicamente per farvi funzionare il programma.

La differenza non è formale. Se un vostro cliente vuole sapere quali dati suoi avete, la risposta la dovete voi: noi non possiamo darla al posto vostro, e non andiamo a leggere nel vostro database per cercarla. Quello che facciamo per conto vostro, e con quali limiti, sta nel contratto di committenza (§ «Il contratto di committenza» delle condizioni).

3.Chi tratta i dati, e chi si contatta

Per i dati di cui siamo titolari, il titolare del trattamento è la società indicata nelle note legali, all'indirizzo e all'email che trovate lì. Per qualunque domanda su questa pagina, o per esercitare un diritto, basta scrivere a quell'indirizzo: risponde una persona, non un modulo.

Per tutto quello che riguarda i dati personali c'è un indirizzo suo: privacy@opero.swiss. Non è un centralino — è la casella che guarda chi si occupa di queste cose, e scriverci lì invece che all'indirizzo generale fa arrivare la richiesta un giorno prima.

Non abbiamo nominato un consulente esterno per la protezione dei dati: per la nLPD è facoltativo per i privati (art. 10) e per il GDPR un incarico obbligatorio non sorge, perché non trattiamo dati su larga scala né categorie particolari come attività principale. Se un giorno cambia, questa pagina lo dirà con il nome della persona.

4.Cosa raccoglie il sito

Il sito pubblico non usa cookie di profilazione, non ha pubblicità, non ha strumenti di misurazione di terzi — nessun Google Analytics, nessun pixel, nessun riquadro incorporato da altrove. I caratteri tipografici stanno sui nostri server e non su quelli di chi li ha disegnati: aprendo una pagina il vostro browser non manda una richiesta a nessuno tranne noi.

Come ogni server, il nostro scrive una riga per ogni richiesta ricevuta: indirizzo IP, momento, pagina chiesta, tipo di browser. Serve a tenere in piedi il servizio e ad accorgersi di un attacco, non a sapere chi siete.

Quelle righe restano trenta giorni, poi si cancellano da sé — e «da sé» vuol dire che a cancellarle è il server a ogni rotazione, non qualcuno che se lo ricorda. È il tempo che serve a capire un attacco che si ripete e a ricostruire un guasto della settimana prima; oltre, sarebbe un archivio di visite che non ci serve. Non le colleghiamo a un nome e non le usiamo per fare statistiche di traffico.

5.Cookie e memorie del browser

Qui c'è tutto quello che finisce nel vostro browser, con il nome che ha davvero: se un giorno se ne aggiungesse uno non tecnico, questa tabella e una richiesta di consenso arriverebbero insieme. Oggi non ce ne sono, e per questo non compare nessuna finestra da chiudere: né la nLPD né l'ePrivacy chiedono il consenso per i cookie strettamente necessari e per le preferenze che l'utente stesso ha scelto.

Nessuno di questi serve a seguire qualcuno da un sito all'altro, e nessuno è di terzi. Il tema e le preferenze si azzerano svuotando i dati del sito dal browser; la sessione si chiude uscendo dal programma.

6.Perché possiamo trattarli

In Svizzera un trattamento proporzionato e trasparente non ha bisogno di un consenso per essere lecito. Il GDPR invece chiede di dire su quale base poggia ciascuno, e questa tabella lo fa — vale per chi ci legge dall'UE, ed è comunque il modo più onesto di dire perché teniamo una cosa.

7.Cosa raccogliamo dalla piattaforma

Per farla funzionare servono un indirizzo email e un nome per ogni persona che entra, e restano scritti gli accessi e le operazioni che cambiano i dati: chi ha mandato quella fattura, chi ha firmato quella chiusura mensile. Serve a voi prima che a noi, ed è quello che un revisore chiede di poter ricostruire.

Non c'è niente che segua le persone: nessuna posizione, nessun conteggio dei tasti, nessuna misura della produttività. Il cronometro delle ore lo avvia chi lavora, e quello che scrive è quello che risulta.

8.I dati dentro la piattaforma

Quello che una ditta scrive in Opero — clienti, offerte, ore, fatture, foto — è suo. Sta in un database dedicato a quella ditta soltanto, ospitato in Svizzera. Non c'è nessuna tabella condivisa da cui si possa leggere per sbaglio la roba di un'altra azienda: è una scelta di costruzione, non una promessa.

Chi mette dentro dati di persone — i propri clienti, i propri collaboratori — ne resta il titolare, e verso di loro gli obblighi sono suoi: informarli, rispondere alle loro richieste, non tenere più del necessario. Noi diamo gli strumenti (l'export, la cancellazione, il registro di chi ha fatto cosa) e non prendiamo quegli obblighi al posto di nessuno.

9.Se ricevete un'offerta e la firmate dal link

Chi riceve un'offerta da una ditta che usa Opero apre una pagina nostra, e lì scrive il proprio nome e traccia la propria firma. Quei dati — nome, segno della firma, momento dell'accettazione, opzioni scelte, e l'indirizzo IP da cui è arrivata — finiscono nel database della ditta che ha mandato l'offerta, perché sono la prova di quell'ordine.

Il titolare di quei dati è la ditta che vi ha mandato l'offerta, non noi: il suo nome e i suoi recapiti stanno in fondo alla pagina dell'offerta e sul documento. È a lei che si chiede una copia dei propri dati o la loro cancellazione. Noi li trattiamo solo per far funzionare la pagina, e sulla firma non facciamo nessun riconoscimento biometrico: è un'immagine allegata a un documento, come su carta.

10.Quando entriamo noi

Per l'assistenza non abbiamo una porta di servizio sempre aperta. Serve che sia il titolare della ditta a chiederlo: parte un codice alla sua email, lui lo detta a voce, e da quel momento vediamo i suoi dati per un'ora — con una fascia sempre in cima allo schermo che lo dice, e una riga nel registro che resta.

11.Chi altro li vede

Nessuno a cui non serva. Non vendiamo dati, non li scambiamo, non li diamo a chi fa pubblicità. Chi ci dà una mano tecnica lo fa come nostro sub-responsabile, con un contratto che lo obbliga alle stesse regole.

L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è allegato al contratto di committenza: se cambia lo diciamo prima, e chi non è d'accordo può opporsi. Consegniamo dati a un'autorità solo quando una legge o una decisione ce lo impone, e quando possiamo farlo lo diciamo a chi riguarda.

12.Niente esce dalla Svizzera

Non c'è nessun trasferimento all'estero. I server, i database, i backup, la posta in uscita e l'accesso stanno tutti in Svizzera, presso Infomaniak, nei suoi datacenter di Ginevra e Zurigo. L'assistenza la facciamo noi, dalla Svizzera.

Vale la pena dirlo in una riga sola perché è corto: non ci sono clausole contrattuali tipo da citare, non c'è nessuna decisione di adeguatezza su cui poggiare, non c'è nessuno Stato terzo nell'elenco — perché non c'è nessuno Stato terzo. Se un giorno dovesse cambiare, lo scriveremmo qui prima che cambi, e resterebbe una scelta da dichiarare, non un dettaglio tecnico.

13.Quanto li teniamo

Finché dura l'abbonamento, e poi per il tempo che la legge impone ai documenti contabili — in Svizzera dieci anni per fatture e giustificativi. Alla disdetta vi diamo l'export completo; quello che non siamo obbligati a conservare lo cancelliamo, e vi diciamo quando.

Il resto segue lo stesso criterio: i log del server per il tempo che serve alla sicurezza, il registro delle operazioni finché serve a ricostruire un esercizio, chi ci ha scritto senza poi diventare cliente per il tempo in cui la conversazione è viva.

14.Dove stanno, e cosa succede se si rompe qualcosa

I server sono in Svizzera. Il traffico è cifrato, la sessione è un cookie cifrato e firmato che il browser non può alterare, e le password non le vediamo. Le copie di sicurezza si fanno ogni notte, restano quattordici giorni, e una copia cifrata viene tenuta in un secondo luogo, sempre in Svizzera — perché un backup che sta nella stessa stanza dell'originale non è una copia. Le macchine stanno da Infomaniak, in datacenter certificati ISO 27001 con alimentazione e raffreddamento ridondati.

Se dovesse capitare una violazione che vi riguarda, ve lo diciamo: prima a voi, poi a chi va avvisato per legge — l'Incaricato federale entro il tempo utile secondo l'art. 24 nLPD, e per i dati di persone nell'UE l'autorità competente entro 72 ore secondo l'art. 33 GDPR. Quando la violazione riguarda dati dentro il database di una ditta, chi avvisa gli interessati è la ditta: noi la avvisiamo subito e le diamo tutto quello che le serve per farlo.

15.Nessuna profilazione, nessuna decisione automatica

Non facciamo profilazione, non costruiamo punteggi, e nessuna decisione che riguardi una persona viene presa da un programma senza che ci sia qualcuno a prenderla. Nella piattaforma non c'è intelligenza artificiale, e i dati dei clienti non vengono usati per addestrare niente — né nostro, né di altri.

16.I vostri diritti

Potete chiedere di sapere quali dati abbiamo e riceverne una copia, di farli correggere, di farli cancellare, di limitarne l'uso, di riceverli in un formato che si possa portare altrove, e di opporvi a un trattamento che poggia sul nostro interesse legittimo. Rispondiamo entro trenta giorni e non chiediamo niente per farlo.

L'export completo però non serve chiederlo a noi: è un bottone dentro la piattaforma, in Impostazioni → Dati, e scarica tutto in un colpo. Se i dati che cercate stanno nel database di una ditta che usa Opero — perché siete un suo cliente o un suo collaboratore — la richiesta va fatta a lei, che ne è il titolare; se ci arriva, la giriamo e lo diciamo.

Se pensate che qualcosa non vada potete rivolgervi all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT, Berna). Chi si trova nell'Unione europea può rivolgersi all'autorità di controllo del proprio paese o del luogo della presunta violazione.

17.Se cambia questa informativa

Può cambiare, perché cambia la piattaforma. La versione in vigore è quella che si legge qui, con la data in fondo. Se un cambiamento tocca in modo sostanziale come trattiamo i dati delle ditte abbonate, lo diciamo per email prima che valga.